Le email ormai sono i fax dei nostri giorni, per fortuna! Non sopporto le aziende o enti pubblici che ancora ti mandano un’email chiedendoti di mandare un fax…
Non tutte le email hanno la stessa importanza e priorità. Capita tra colleghi o collaboratori di non scrivere neanche il saluto. Per questo motivo ho iniziato a usare i gruppi segreti di Facebook per comunicare con colleghi e collaboratori, lasciando l’email per comunicazioni importanti e più lunghe di un SMS.
Ecco come fare per scrivere un’email importante:
- Non scrivere direttamente sull’editor del messaggio
Anche se molti software o Gmail salvano il testo in modalità bozza, io preferisco scriverlo in Drive documents (o editor di testo per chi li usa ancora), anche perché a volte le email importanti sono scritte a più mani e condividendo il file posso chiedere a un’altra persona di intervenire sul contenuto.
È un’opzione molto sicura quella di condividere solo il file senza l’utilizzo dell’email, non sia mai che sovra pensiero ci scappi di inviare l’email a chi non c’entra niente con la questione.
- L’email non deve essere troppo lunga
La capacità di sintesi è sinonimo di lucidità e praticità. Scrivere un’email lunga potrebbe confondere il destinatario e creare l’effetto contrario a quello che ti aspettavi.
Prova a scrivere un’email con 5 paragrafi per invitare una ragazza a cena, prima ancora di finire di leggerla sta cenando con un altro. Non è che devi scrivere 5 parole, prova a contare 5 brevi frasi, questa potrebbe essere la misura giusta. (http://five.sentenc.es)
- Mai scrivere in maiuscolo
Sai cosa vuol dire? CHE STAI URLANDO!
- Non dimenticare gli allegati
Gmail di Google in maniera educata ti chiede se per caso hai dimenticato di allegare un file, ma non tutti i software di posta hanno questa delicatezza. Non fare la figuraccia di dover mandare una seconda email che inizia con: Chiedo scusa, ho dimenticato l’allegato.
- Lascia “decantare” il messaggio dentro di te
Utilizzo la parola decantare che vuol dire purificare, perché per decantare serve tempo.
Allora se l’email è importante non avere fretta nel premere invia (qualche giorno fa ho inviato un’email incorrendo in alcuni di questi errori), prenditi il tempo necessario per purificarla ed essere convinto del messaggio e anche della risposta prima di inviarla!