Come scrivere un’email importante - Come fare le cose

Come scrivere un’email importante

Le email ormai sono i fax dei nostri giorni, per fortuna! Non sopporto le aziende o enti pubblici che ancora ti mandano un’email chiedendoti di mandare un fax…

Non tutte le email hanno la stessa importanza e priorità. Capita tra colleghi o collaboratori di non scrivere neanche il saluto. Per questo motivo ho iniziato a usare i gruppi segreti di Facebook per comunicare con colleghi e collaboratori, lasciando l’email per comunicazioni importanti e più lunghe di un SMS.

Ecco come fare per scrivere un’email importante:

  • Non scrivere direttamente sull’editor del messaggio
    Anche se molti software o Gmail salvano il testo in modalità bozza, io preferisco scriverlo in Drive documents (o editor di testo per chi li usa ancora), anche perché a volte le email importanti sono scritte a più mani e condividendo il file posso chiedere a un’altra persona di intervenire sul contenuto.
    È un’opzione molto sicura quella di condividere solo il file senza l’utilizzo dell’email, non sia mai che sovra pensiero ci scappi di inviare l’email a chi non c’entra niente con la questione.
  • L’email non deve essere troppo lunga
    La capacità di sintesi è sinonimo di lucidità e praticità. Scrivere un’email lunga potrebbe confondere il destinatario e creare l’effetto contrario a quello che ti aspettavi.
    Prova a scrivere un’email con 5 paragrafi per invitare una ragazza a cena, prima ancora di finire di leggerla sta cenando con un altro. Non è che devi scrivere 5 parole, prova a contare 5 brevi frasi, questa potrebbe essere la misura giusta. (http://five.sentenc.es)
  • Mai scrivere in maiuscolo
    Sai cosa vuol dire? CHE STAI URLANDO!
  • Non dimenticare gli allegati
    Gmail di Google in maniera educata ti chiede se per caso hai dimenticato di allegare un file, ma non tutti i software di posta hanno questa delicatezza. Non fare la figuraccia di dover mandare una seconda email che inizia con: Chiedo scusa, ho dimenticato l’allegato.
  • Lascia “decantare” il messaggio dentro di te
    Utilizzo la parola decantare che vuol dire purificare, perché per decantare serve tempo.
    Allora se l’email è importante non avere fretta nel premere invia (qualche giorno fa ho inviato un’email incorrendo in alcuni di questi errori), prenditi il tempo necessario per purificarla ed essere convinto del messaggio e anche della risposta prima di inviarla!
Tips autore: Johnnie Maneiro 06 Nov 2014

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