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Come scrivere un’email importante

Le email ormai sono i fax dei nostri giorni, per fortuna! Non sopporto le aziende o enti pubblici che ancora ti mandano un’email chiedendoti di mandare un fax…

Non tutte le email hanno la stessa importanza e priorità. Capita tra colleghi o collaboratori di non scrivere neanche il saluto. Per questo motivo ho iniziato a usare i gruppi segreti di Facebook per comunicare con colleghi e collaboratori, lasciando l’email per comunicazioni importanti e più lunghe di un SMS.

Ecco come fare per scrivere un’email importante:

Non scrivere direttamente sull’editor del messaggio
Anche se molti software o Gmail salvano il testo in modalità bozza, io preferisco scriverlo in Drive documents (o editor di testo per chi li usa ancora), anche perché a volte le email importanti sono scritte a più mani e condividendo il file posso chiedere a un’altra persona di intervenire sul contenuto. È un’opzione molto sicura quella di condividere solo il file senza l’utilizzo dell’email, non sia mai che sovra pensiero ci scappi di inviare l’email a chi non c’entra niente con la questione.

L’email non deve essere troppo lunga
La capacità di sintesi è sinonimo di lucidità e praticità. Scrivere un’email lunga potrebbe confondere il destinatario e creare l’effetto contrario a quello che ti aspettavi. Prova a scrivere un’email con 5 paragrafi per invitare una ragazza a cena, prima ancora di finire di leggerla sta cenando con un altro. Non è che devi scrivere 5 parole, prova a contare 5 brevi frasi, questa potrebbe essere la misura giusta. (http://five.sentenc.es)

Mai scrivere in maiuscolo
Sai cosa vuol dire? CHE STAI URLANDO!

Non dimenticare gli allegati
Gmail di Google in maniera educata ti chiede se per caso hai dimenticato di allegare un file, ma non tutti i software di posta hanno questa delicatezza. Non fare la figuraccia di dover mandare una seconda email che inizia con: Chiedo scusa, ho dimenticato l’allegato.

Lascia “decantare” il messaggio dentro di te
Utilizzo la parola decantare che vuol dire purificare, perché per decantare serve tempo. Allora se l’email è importante non avere fretta nel premere invia (qualche giorno fa ho inviato un’email incorrendo in alcuni di questi errori), prenditi il tempo necessario per purificarla ed essere convinto del messaggio e anche della risposta prima di inviarla!

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