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Come diventare ordinati in ufficio

Il lavoro può essere stressante e il tempo non basta mai, per questo è importante organizzare le cose in modo da potersi dedicare con serenità ed efficienza alle attività da svolgere e agli obiettivi da raggiungere.

Potresti anche decidere di rimanere zen davanti al disordine e imparare a conviverci, ma semplificare e organizzare ti aiuterà a sentirti più sereno e a lavorare meglio.

Ecco come puoi fare per avere un ufficio ordinato.

Primo passo: bonifica!
Esamina tutti gli oggetti e le carte che tieni in ufficio o nella tua postazione di lavoro ed elimina quello che non ti serve più.
Sicuramente troverai un sacco di roba inutile, ma giusto per fare qualche esempio: bozze di progetti chiusi, gadget aziendali, vecchie brochure di fornitori, vecchie riviste, ecc.
Se possibile evita di tenere i documenti cartacei e conserva invece la versione digitale, se ne avrai bisogno potrai recuperarla agevolmente.

Secondo passo: riordina!
Per essere efficace il riordino deve essere funzionale alle tue attività, solo in questo modo riuscirai a mantenere l’ordine nel tempo e a non tornare alla situazione iniziale.
Trova un posto ad ogni cosa, considerando dove e quanto spesso ti serve. Sistema a portata di mano le cose che ti servono spesso, come ad esempio cancelleria o libri e documenti che consulti ogni giorno. Le altre cose, come documenti da conservare o che consulti di rado, potrai riporli altrove, ad esempio in uno scaffale della libreria.

Pensa alle cose che normalmente ti creano disordine (posta in arrivo, progetti da gestire, ecc.) e assegna loro un posto. Ad esempio, potresti creare tre contenitori con le cose urgenti, altre cose da fare e in attesa; appena ti arriva qualcosa lo organizzi in uno dei contenitori. In questo modo hai sempre la situazione sotto controllo, puoi definire velocemente le priorità e metterti subito al lavoro. In base al lavoro che svolgi, un’organizzazione analoga potrebbe essere valida anche per la tua casella di posta.

L’ideale sarebbe riuscire a mantenere la scrivania abbastanza libera: è più piacevole da vedere e se serve potrai appoggiarci sopra qualcosa, senza rischiare di perderla nella montagna delle altre scartoffie.

Terzo passo: mantieni!
Prova a vedere come ti trovi con la nuova organizzazione ed eventualmente aggiusta qualche aspetto in modo diverso. Se hai riordinato bene non dovresti avere problemi a mantenere, ma con la pratica potresti trovare delle cose da sistemare in modo ancora più in linea con le tue esigenze.
A fine giornata, prima di uscire dedica qualche minuto a dare una sistematina veloce, in modo da trovare tutto a posto il mattino dopo.

Qui sotto un esempio: lo studio di mio marito, prima e dopo il riordino. È passata quasi una settimana e per ora è ancora in ordine!

Prima
Prima

Dopo (c’è anche il bimbo, piccolo segretario!)
Dopo

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