Scrivere una lista delle cose da fare può aiutarti a non dimenticare nulla, ma il vero obiettivo è riuscire effettivamente a svolgere le attività importanti e necessarie.
Come fare allora per scrivere delle To do list efficaci, che ti aiutino non solo a ricordare ma anche a portare a termine le cose che devi fare?
Ecco alcune indicazioni utili contenute nell’ebook Le Nuove To-Do List – Una guida semplice per fare realmente le cose importanti.
Quattro liste
Secondo l’autore per organizzare al meglio la propria vita servono quattro liste con funzioni diverse:
1) Lista per catturare le idee
Serve per memorizzare tutte insieme le idee da seguire in futuro.
Vanno registrate in questa lista tutte le cose e le idee che ti vengono in mente durante il giorno, e che potrai poi valutare con calma in un secondo momento.
2) Lista di progetto
Quando una cosa ha bisogno di più di due azioni per essere completata, allora va in una lista di progetto, che in pratica conterrà i passi che servono per passare da un’idea a un progetto completo.
Ogni progetto avrà la sua lista, che dovrà contenere:
- data di consegna/scadenza ed eventuali scadenze intermedie
- singole azioni o compiti: meglio spezzettare in tante azioni piccole e semplici, per renderle più fattibili.
Questi compiti andranno programmati in calendario, prevedendo quindi dei blocchi di tempo per svolgerli. Se non hai chiare fin da subito tutte le azioni che andranno svolte, inizia elencando le prime e poi rivedi la lista nel tempo.
3) Lista settimanale delle cose da fare
Sono le scadenze e gli appuntamenti settimanali, personali o di lavoro, che devono essere fatti in un giorno e ora specifici, oltre ai compiti di routine come fare la spesa, occuparsi della casa, ecc.
In questa lista vanno inseriti inoltre anche i compiti relativi ai progetti, ossia le azioni da fare per mandare avanti il progetto (vedi punto precedente).
Per evitare di sovraccaricare la lista, con il rischio di farla diventare difficilmente realizzabile, meglio includere solo i compiti che hanno una scadenza imminente o che sono assolutamente critici per il completamento del progetto.
Tutte le cose da fare presenti in questa lista vanno inserite in calendario nella pianificazione settimanale, suddividendole quindi nei diversi giorni/fasce orarie della settimana.
4) Compiti più importanti
Si tratta di una lista ristretta (massimo tre voci) di compiti che rappresentano la priorità assoluta del giorno e che vanno svolti prima di tutti gli altri. In questo modo, se durante il giorno arriva un’emergenza o qualcosa che ti costringe a cambiare i tuoi programmi, avrai comunque già svolto le attività più importanti e che hanno un impatto maggiore sulla tua vita.
Puoi definire le tre attività prioritarie di ciascun giorno durante la pianificazione settimanale oppure la sera prima o alla mattina stessa come prima cosa.
Gestire quattro liste anziché una potrebbe sembrare un lavoro in più ma ti aiuterà invece ad avere maggiore chiarezza, pianificare più facilmente e lavorare con priorità sulle cose davvero importanti.
Nel libro “Le Nuove To-Do List” trovi tante altre indicazioni utili sui possibili supporti da utilizzare (liste cartacee o digitali), su come sfruttare al meglio il tempo e come superare i blocchi che a volte ci frenano dal passare all’azione!
