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Come definire le priorità

Sei sommerso dalle cose da fare e non sai da dove iniziare? Niente panico! Puoi organizzare la tua to do list e definire le priorità utilizzando diversi metodi, uno di questi è il Metodo Eisenhower.

Ecco come funziona:

La matrice di Eisenhower
Le attività da svolgere sono classificate in base a due criteri: importanza e urgenza, che possono essere alta o bassa. In questo modo, si ottengono quattro tipi di attività:

Come definire le priorità

La tua matrice
Partendo dallo schema disegnato poco sopra, inserisci le attività da fare nei diversi quadranti, in base al grado di importanza/urgenza.
Alcune decisioni saranno facili in quanto oggettive (ad esempio, un pagamento importante da fare entro una certa scadenza), su altre attività invece la priorità dipende appunto dall’importanza che quell’attività ha per te.

All’opera!
Dopo aver inserito le attività da fare all’interno della matrice sei pronto a partire:

Attività importanti e urgenti: sono quelle da eseguire al più presto e di persona. Svolgile subito se rapide, riserva il tempo necessario in calendario in tempi brevi per quelle più lunghe (se ti servono info preliminari o altro fai partire subito il processo e svolgi la prima azione).

Attività importanti e non urgenti: per ora non sono urgenti ma se non le fai lo diventeranno! Assegna una scadenza in calendario e cerca di rispettarla.

Attività non importanti ma urgenti: la teoria indica di delegare questo tipo di attività. Nella pratica non sempre è possibile, nel lavoro o nella vita, però vale la pena fare una riflessione soprattutto per capire se ci sono attività di questo tipo che si ripetono nel tempo e per le quali ricercare una soluzione diversa dallo svolgerle personalmente. In questo modo, a regime potrà esserci più tempo da dedicare alle attività più importanti.

Attività non importanti e non urgenti: queste sarebbero le attività da non fare proprio, se non sono importanti e nemmeno urgenti! Nella pratica ci sono tante piccole cose non importanti ma che prima o poi devi fare. Riesamina la tua lista e assicurati che non siano rimaste cose davvero inutili, eventualmente sfoltisci, svolgi qualche compitino veloce e poco impegnativo nei ritagli di tempo e ogni tanto dacci una letta per vedere se nel frattempo è cambiato qualcosa.

Un modo per riflettere
Il metodo Eisenhower non definisce magicamente le priorità ma può aiutare a riflettere sulle cose da fare e a dare un ordine.
Spesso si è tentati di svolgere prima le attività poco urgenti e importanti, magari perché semplici e veloci da fare, rischiando di trascurare quelle davvero urgenti e importanti perché più impegnative.
Va inoltre mantenuto un equilibrio tra l’urgenza, che ci impone di smaltire la cosa in fretta, e l’importanza, che secondo me è il parametro principale per evitare nel lungo termine di trascurare le cose importanti che davvero vuoi fare, rincorrendo sempre le piccole emergenze.

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