Come organizzare l'agenda - Come fare le cose

Organizzare l’agenda è importante per riuscire a farla diventare uno strumento efficace nella vita privata e nel lavoro.

L’organizzazione dell’agenda dipende da diverse variabili, ecco alcuni spunti che potrebbero esserti utili in base alle tue esigenze.

Che cosa scrivere nell’agenda

Se stai iniziando ora ad usare un’agenda per organizzare e pianificare la tua vita o il lavoro, può essere che tu stia ancora definendo per quali funzioni specifiche utilizzarla e che cosa scriverci.

Per trovare le prime idee puoi prendere spunto dagli esempi qui sotto. Puoi partire annotando le cose principali e poi arricchire la tua agenda nel tempo, quando avrai già preso l’abitudine ad usarla.

Le funzioni dell’agenda, e quindi le diverse cose da scrivere, possono essere suddivise in tre macro aree:

Ricordare

Questa è di solito la funzione base dell’agenda, che viene usata per segnare eventi o impegni da ricordare in una specifica data, ad esempio:

appuntamenti
compleanni o altre ricorrenze importanti
ecc.

Puoi usare l’agenda anche come promemoria o riferimento per altre cose da ricordare, ad esempio:

to do list (la tua lista delle cose da fare)
cose da comprare
wishlist, ossia una lista dei desideri, per te o per la tua famiglia
appunti vari
numeri telefonici importanti
orari del medico di famiglia o del pediatra
ecc.

Organizzare

Tenere un’agenda può aiutarti ad organizzare diversi aspetti, ad esempi

esecuzione della tua to do list
piano di pulizie per la casa
pianificazione dei pasti attraverso la definizione del menu settimanale

Tracciare

Puoi usare l’agenda anche per tenere una traccia di aspetti per te importanti, ad esempio:

peso (utile in particolare se stai cercando di dimagrire)
attività fisica svolta
medicine prese
lista regali fatti (per evitare doppioni)

Oppure come mini diario personale, ad esempio segnando:

un piccolo pensiero al giorno
le cose che dicono i tuoi bambini o quello che hanno imparato quel giorno
una frase di un libro che ti ha colpito

Motivarsi e ispirarsi

A me piace molto anche questo utilizzo dell’agenda, puoi segnare ad esempio:

citazioni che ti piacciono
la “frase guida” che hai scelto per l’anno in corso
i tuoi obiettivi a medio/lungo termine

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Organizer o rilegata?

Se sei agli inizi e vuoi usare l’agenda principalmente per segnare appuntamenti e ricorrenze puoi prendere un’agenda rilegata tipo Moleskine, giornaliera o settimanale a seconda dello spazio che ti serve ogni giorno.

Più economiche ma sempre molto carine sono le agende della Alpha Edition, ad esempio questa o questa.

Se invece userai l’agenda per gestire e organizzare tanti aspetti diversi o progetti che possono cambiare nel tempo, allora la cosa più comoda è usare un’organizer tipo Filofax, in formato piccolo, ad esempio Pocket da borsetta con fogli da 81mm x 120mm come questa, oppure Personal con fogli da 95mm x 171mm come questa o questa.

Se invece l’agenda rimarrà a casa potresti trovare utile un formato più grande, ad esempio una Filofax A5 con più spazio per scrivere.

Una sola agenda?

In base alle cose che hai deciso di scriverci e a dove la userai principalmente puoi decidere se ti basta un’agenda in cui segnare tutto, oppure se vai meglio a dividere i diversi aspetti, ad esempio:

un’agenda per cose personali, casa e famiglia, e un’altra per il lavoro
un’agenda dedicata alla gestione della casa e della famiglia, e un’altra più personale
un’agenda da tenere in casa e una più piccola con le info più importanti da portare con te

Se stai iniziando ora ad usare l’agenda per organizzarti meglio ti consiglio di semplificare, altrimenti rischi di non riuscire a gestire tutto e di fermarti appena partito. Una volta che riesci a creare l’abitudine e aggiungi nuovi utilizzi potrai valutare se aggiungere una nuova agenda.

Come segnare e organizzare le diverse info

È importante cercare di mantenere l’agenda in ordine, tornarci dovrà essere sempre un piacere!

Per scrivere puoi usare le penne cancellabili, ad esempio le Frixion Ball della Pilot, così eviterai di pasticciare troppo le pagine in caso di modifiche su cose che hai già scritto.

In alternativa, per le cose da fare ma che non hanno un giorno e orario preciso, puoi scrivere su dei classici post it oppure su questi (sono piccoli segnapagina ma potrai usarli per scriverci sopra) che potrai riposizionare se serve.

Per vedere a colpo d’occhio tutte le info che ti servono puoi definire delle categorie (ad esempio, cose da fare, appuntamenti fuori casa, compleanni, ecc.) e assegnare un colore diverso o un’area della pagina a ciascuna categoria.

Se utilizzi un organizer, cioè un’agenda ad anelli tipo Filofax, puoi creare facilmente delle sezioni da integrare o cambiare nel tempo, utilizzando dei fogli separatori.